Es gibt einige Herausforderungen bei der Einbindung von Personaldienstleistern in das eigene Personalmanagement.

Ein ganz zentraler Punkt ist die Auswahl der richtigen Dienstleister, welche zum Unternehmen und dem Bedarf der Fachbereiche passen.

• Wie ist der Verleiher organisiert und mit welchen Prozessen steuert er
• Welche Lieferfähigkeit kann der Dienstleister nachweisen
• Über welche Recruiting-Kanäle arbeitet der Dienstleister
• Wie hoch ist die durchschnittliche Beschäftigungsdauer
• Welches Tarifwerk wird bei der Vergütung angewandt
• Wie werden die Interessen der Mitarbeiter berücksichtigt
• Welches Konfliktmanagement ist implementiert - und weitere Aspekte

Weiter geht es mit der vertraglichen Anbindung der idealen Partner.

Also stellen Sie sich vor, wir haben gemeinsam den ersten Schritt gemeistert und eine geeignete Anzahl an Partnern soll nun Ihren Fachkräftebedarf bedienen.

Dazu bedarf es eines geeigneten und für beide Seiten akzeptablen Rahmenvertrag:

• Laufzeit der Vereinbarung
• Umfang der Dienstleistung seitens des Verleihers
• Rechte und Pflichten beider Vertragspartner
• Haftung
• Verrechnungsmodalitäten der Leistungen
• Vertragsstrafen
• Sonderregelungen - und weitere Inhalte

Im dritten Schritt geht es um die konkreten Bedarfe der Fachbereiche und die Organisation zwischen Einkauf, Personalabteilung und Verleiher/Dienstleister.

Welche Herausforderungen werden dabei an die Beteiligten gestellt:

• Kommunikation der Bedarfe
• Steuerung der Anforderungen & Anfragen
• Abstimmung mit den zentralen HR-Bereichen
• Sichtung der Profile der Dienstleister
• Qualifizierung der geeigneten Kandidaten
• Planung und Durchführung der Auswahlgespräche
• Einsteuerung der geeigneten Mitarbeiter

Es bedarf klarer Abstimmungen und "Spiel“-Regeln, damit für alle der effizienteste Prozess und der größte Erfolg resultiert.

Der nächste Schritt kümmert sich um die Bewertung der angebotenen Spezialisten.

• Wie steuern Sie als Entleiher und Unternehmen die Anforderungen an die Vergleichbarkeit der Kandidaten-Profile:
• Aufbau der Unterlagen
• Zusammenfassung der wichtigsten Fakten und Informationen zum Bewerber
• Übersichtlichkeit der Angaben zu Erfahrung, Wissen und Fähigkeiten
• Vergleichbare Angaben zu Kenntnissen im Bereich Software und Tools
• Vergleichbare Beschreibung von Soft-Skills und sozialer Kompetenz
• weitere Kenntnisse (Sprachen, interkulturelle Kompetenzen etc.)
• Merkmale zur Persönlichkeit

Im fünften Abschnitt beleuchten wir mit Ihnen die Verrechnung.

• Bei der monatlichen (aktuell gängige Praxis) Abrechnung der Projekte sind einige Vorgänge zu beachten:
• Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben - insbesondere AÜG und Mindestlohngesetz
• Berücksichtigung von Tarifverträgen bei Ent- und Verleiher
• Equal Pay gemäß AÜG inkl. Sonderformen
• Dokumentation und Nachweisführung
• sonstige gesetzliche Vorgaben
• Rechnungsstellung
• Fristen und Meldepflichten
• Vertragliche Vereinbarungen (siehe Rahmenvertrag)

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die  Dokumentation der Leistung und sonstigen Vereinbarungen.

Wichtige Punkte bei einer einwandfreien Erstellung von Leistungsnachweisen:

• Nachweis der erbrachten Arbeitsleistung
• Nutzung von automatisierten und digitalen Lösungen
• Erfassung von Fehlzeiten, Urlaub, Weiterbildungen etc.
• Grundlage für die Ermittlung von Überstunden
• Abrechnung von Zuschlägen, Sonderzulagen aus vertraglichen Regelungen
• Erfüllung der Dokumentationspflichten aus dem ArbZG
• Umgang mit unterschiedlichen Projektbeteiligungen
• Interne Verrechnung auf Kundenaufträge

Eine optimierte Prozess-Organisation vermeidet unnötige Verwaltungs-Abläufe, Interessenskonflikte zwischen Personalabteilung, Einkauf und Fachbereich - und beschleunigt nachhaltig den Aufbau einer zufriedenen und motivierten Belegschaft.

Wir kennen aus unserer langjährigen Praxis alle Hürden, Fehlerquellen und Konfliktpunkte zwischen Dienstleister und Auftraggeber. Unsere Beratung ist maximal auf die reale Praxis und die unmittelbare Umsetzung ausgerichtet.

Ihre Mehrwerte?

• Vermeidung von organisatorischem und vertraglichem Wildwuchs
• wenig bis keine Irritationen in der Zusammenarbeit
• begeisterte Fachbereiche und Kollegen in der Personalabteilung
• zufriedene und motivierte neue Mitarbeiter
• Minimierung des organisatorischen Aufwands
• Optimierung des wirtschaftlichen Ergebnisses
• Aufbau einer erfolgreichen Zusammenarbeit ab dem ersten Tag
• maximale Vergleichbarkeit der Dokumente und Profile
• möglichst objektive Vorauswahl der geeigneten Kandidaten
• fairer und erfolgsorientierter Umgang zwischen Ihnen und allen Dienstleistern
• Vermeidung von Regressansprüchen und Strafzahlungen 
• motivierte Dienstleister und Vermeidung von Sperren
• Reduzierung der Fluktuation bei externen Mitarbeitern
• Steigerung der Übernahmequote von externen Mitarbeitern